Βιογραφικό διοικητικής υπαλλήλου: παράδειγμα (2026)

Το παράδειγμα αυτό είναι για διοικητική υπάλληλο ή γραμματέα με εμπειρία σε ιδιωτικές εταιρείες, που αναζητά θέση στη διοικητική υποστήριξη. Δείχνει πώς να γράψετε μια δουλειά που συχνά θεωρείται «αόρατη» με αποτελέσματα: όγκο εγγράφων, ψηφιοποίηση, έλεγχοι χωρίς παρατηρήσεις και εξοικονόμηση χρημάτων.

Γεωργία Παπαδημητρίου

Διοικητική υπάλληλος / Γραμματέας διεύθυνσης

georgia.papadimitriou@example.com693 000 0538Μαρούσι, Αττική

Προφίλ

Διοικητική υπάλληλος με επτά χρόνια εμπειρίας στη γραμματειακή υποστήριξη διεύθυνσης, στο πρωτόκολλο και στα διοικητικά θέματα προσωπικού, σε κατασκευαστική εταιρεία και σε διαγνωστικό κέντρο. Οργανώνω το ημερολόγιο και τα ταξίδια της διεύθυνσης, κάνω τις αναγγελίες στο ΕΡΓΑΝΗ και την τιμολόγηση στο ERP και δουλεύω με άνεση στο Excel. Αναζητώ θέση διοικητικής υποστήριξης ή γραμματέα διεύθυνσης στα βόρεια προάστια.

Εμπειρία

Διοικητική υπάλληλος – Γραμματέας διεύθυνσης

Σεπ 2021 – Σήμερα

Τεχνική Κατασκευαστική Κηφισού Α.Ε., Μαρούσι

Κατασκευαστική εταιρεία ιδιωτικών και δημόσιων έργων με 85 εργαζόμενους.

Διαχειρίζομαι το ημερολόγιο, τις συναντήσεις και τα ταξίδια του διευθύνοντος συμβούλου και δύο διευθυντών, περίπου 25 συναντήσεις την εβδομάδα.
Πρωτοκολλώ και διακινώ περίπου 1.400 εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα τον χρόνο, ανάμεσά τους προσφορές και αλληλογραφία με δημόσιους φορείς.
Ψηφιοποίησα το αρχείο των συμβάσεων έργων 2015–2022 (περίπου 3.000 φάκελοι) και ο χρόνος αναζήτησης ενός εγγράφου έπεσε από μισή ώρα σε λίγα λεπτά.
Κάνω τις αναγγελίες προσλήψεων, αποχωρήσεων και αλλαγών ωραρίου στο ΕΡΓΑΝΗ για 85 εργαζόμενους, χωρίς παρατηρήσεις στον έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας το 2024.
Πέτυχα έκπτωση 12% στις αεροπορικές και ξενοδοχειακές κρατήσεις της εταιρείας το 2025, συγκεντρώνοντάς τες σε ένα ταξιδιωτικό γραφείο.

Υπάλληλος υποδοχής και γραμματείας

Φεβ 2019 – Αύγ 2021

Διαγνωστικό Κέντρο Αμαρουσίου Ε.Π.Ε., Μαρούσι

Ιδιωτικό διαγνωστικό κέντρο με 30 εργαζόμενους και περίπου 150 εξετάσεις την ημέρα.

Έκλεινα ραντεβού και εξυπηρετούσα έως 80 ασθενείς την ημέρα στην υποδοχή και στο τηλέφωνο.
Έκοβα τα παραστατικά και ετοίμαζα κάθε μήνα την υποβολή των παραπεμπτικών στον ΕΟΠΥΥ· μετά το πρώτο εξάμηνο δεν είχαμε καμία απόρριψη λόγω λάθους.
Έφτιαξα στο Excel ένα αρχείο παρακολούθησης των ανεξόφλητων λογαριασμών ασφαλιστικών εταιρειών, που μείωσε τις καθυστερημένες εισπράξεις.

Εκπαίδευση

Πτυχίο Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων

Σεπ 2014 – Ιούλ 2018

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Αθήνα

Δεξιότητες

Διοικητική υποστήριξη:: Διαχείριση ημερολογίου και ταξιδιών, Πρωτόκολλο και αρχειοθέτηση, Τήρηση πρακτικών συναντήσεων, Τιμολόγηση, Επίσημη αλληλογραφία
Συστήματα:: MS Office (Excel: συγκεντρωτικοί πίνακες, VLOOKUP), ΕΡΓΑΝΗ, SoftOne ERP, Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων

Γλώσσες

Ελληνικά (Μητρική); Αγγλικά (B2); Γαλλικά (A2)

Πιστοποιήσεις

Certificate of Competency in English (ECCE, «Lower»), επίπεδο B2, University of Michigan (2011)
Πιστοποίηση γνώσης Η/Υ (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) (2016)

Φανταστικό παράδειγμα: το πρόσωπο, οι εργοδότες και τα στοιχεία επικοινωνίας είναι επινοημένα. Εμφανίζεται με το πρότυπο Atlas.

Γιατί λειτουργεί αυτό το βιογραφικό

Πρωτοκολλώ και διακινώ περίπου 1.400 εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα τον χρόνο
Ο όγκος δείχνει το μέγεθος της δουλειάς, και η αναφορά σε δημόσιους φορείς δείχνει ότι ξέρει και την επίσημη αλληλογραφία.
Ψηφιοποίησα το αρχείο των συμβάσεων έργων 2015–2022 (περίπου 3.000 φάκελοι)
Ένα έργο με αρχή, τέλος και μετρήσιμο όφελος, μέσα σε μια θέση ρουτίνας.
χωρίς παρατηρήσεις στον έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας το 2024
Το ΕΡΓΑΝΗ είναι λέξη-κλειδί σε πολλές αγγελίες διοικητικών θέσεων· το αποτέλεσμα του ελέγχου αποδεικνύει ότι το κάνει σωστά.
Πέτυχα έκπτωση 12% στις αεροπορικές και ξενοδοχειακές κρατήσεις της εταιρείας το 2025
Χρήματα που εξοικονόμησε η εταιρεία: το πιο πειστικό αποτέλεσμα για μια θέση υποστήριξης.

Δεξιότητες που αξίζει να γράψετε

Διαχείριση ημερολογίου
Οργάνωση ταξιδιών και συναντήσεων
Πρωτόκολλο και αρχειοθέτηση
Τήρηση πρακτικών
ΕΡΓΑΝΗ
Τιμολόγηση στο ERP
Excel (συγκεντρωτικοί πίνακες, VLOOKUP)
Επίσημη αλληλογραφία
Εξυπηρέτηση επισκεπτών
Αγγλικά B2

Λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Να γράφετε σκέτο «γνώση Η/Υ» ή «MS Office»: πείτε τι κάνετε στο Excel και ποια συστήματα (ERP, ΕΡΓΑΝΗ, ηλεκτρονικό πρωτόκολλο) χρησιμοποιείτε.
Να απαριθμείτε καθήκοντα («απάντηση τηλεφώνων, αρχειοθέτηση») χωρίς όγκο ή αποτέλεσμα: πόσα έγγραφα, πόσους ανθρώπους υποστηρίζετε, τι βελτιώσατε.
Να στέλνετε το ίδιο βιογραφικό για το Δημόσιο και για τον ιδιωτικό τομέα: στο Δημόσιο μετράνε τα δικαιολογητικά και τα μόρια της προκήρυξης, όχι η μορφή του βιογραφικού.

Συμβουλή για τη χώρα σας

Για θέσεις στο Δημόσιο στην Ελλάδα (προκηρύξεις του ΑΣΕΠ, των δήμων και άλλων φορέων) δεν στέλνετε ελεύθερο βιογραφικό: η αίτηση γίνεται στο έντυπο ή στην ηλεκτρονική πλατφόρμα της προκήρυξης, με τα δικαιολογητικά που ζητά (πτυχίο, πιστοποιητικό γλώσσας, πιστοποίηση Η/Υ, βεβαιώσεις προϋπηρεσίας), και από αυτά βγαίνουν τα μόρια. Το βιογραφικό αυτό είναι για τον ιδιωτικό τομέα· κρατήστε όμως τα πιστοποιητικά σας σε τάξη, γιατί θα τα χρειαστείτε και στις δύο περιπτώσεις.

Συχνές ερωτήσεις

Τι να γράψω στο βιογραφικό για διοικητική θέση;

Ποιους υποστηρίζετε (διεύθυνση, τμήμα, ιατρείο), τον όγκο της δουλειάς (έγγραφα, ραντεβού, συναντήσεις), τα συστήματα (MS Office, ERP, ΕΡΓΑΝΗ) και ένα δύο αποτελέσματα, όπως μια ψηφιοποίηση ή μια εξοικονόμηση. Βάλτε τις γλώσσες με επίπεδο ΚΕΠΑ.

Χρειάζεται πιστοποίηση Η/Υ για διοικητική υπάλληλο;

Στον ιδιωτικό τομέα συνήθως αρκεί να δείξετε τι κάνετε στην πράξη, για παράδειγμα «Excel: συγκεντρωτικοί πίνακες, VLOOKUP». Στις προκηρύξεις του Δημοσίου, όμως, η πιστοποίηση γνώσης Η/Υ από αναγνωρισμένο φορέα είναι συχνά απαραίτητο δικαιολογητικό.

Πώς γράφω βιογραφικό γραμματέα;

Όπως κάθε διοικητικό βιογραφικό, με έμφαση στη διαχείριση ημερολογίου, στα ταξίδια, στην αλληλογραφία και στην εχεμύθεια. Πείτε για πόσα στελέχη δουλεύετε και ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε, και κρατήστε το σε μία ή δύο σελίδες.

Περισσότερα παραδείγματα βιογραφικού

← Όλα τα παραδείγματα βιογραφικού