List motywacyjny: przykład i jak go napisać

Struktura listu motywacyjnego

1. Twoje dane: imię i nazwisko, telefon, e-mail i miejscowość, tak samo jak w CV.
2. Miejscowość i data w prawym górnym rogu („Wrocław, 31 października 2026 r.”), a pod twoimi danymi dane pracodawcy: nazwa firmy, adresat i adres.
3. Temat, często poprzedzony słowem „Dotyczy:”, z nazwą stanowiska i numerem referencyjnym ogłoszenia, jeśli taki jest.
4. Zwrot grzecznościowy. W polskim liście nie dodaje się nazwiska: gdy znasz funkcję adresata, napisz „Szanowna Pani Dyrektor,” lub „Szanowny Panie Kierowniku,”, w innym razie „Szanowna Pani,” lub „Szanowny Panie,”. Gdy nie wiesz, kto przeczyta list, napisz „Szanowni Państwo,”.
5. Pierwszy akapit: stanowisko i jeden mocny powód, dla którego do niego pasujesz.
6. Jeden lub dwa akapity środkowe: główne wymagania z ogłoszenia, a przy każdym dowód z twojego doświadczenia.
7. Dlaczego ta firma: coś konkretnego o niej, a nie komplement, który można wysłać każdemu.
8. Zakończenie: prośba o rozmowę i informacja, od kiedy jesteś dostępny.
9. Formuła pożegnalna („Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”) i twoje imię i nazwisko.
10. Klauzula RODO: w polskich aplikacjach często dodaje się zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zwykle pod CV, a czasem również pod listem. Jeśli pracodawca podaje w ogłoszeniu własną treść klauzuli, użyj właśnie jej.

Co napisać w każdym akapicie

• Pierwszy akapit: pomiń „W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w serwisie…”, bo temat już to mówi. Zacznij od najmocniejszego faktu pod to stanowisko: „od czterech lat kieruję dwunastoosobowym zespołem obsługi klienta w firmie logistycznej i chciałabym wykorzystać to doświadczenie na stanowisku kierownika zespołu obsługi klienta w Państwa firmie”.
• Środek: wybierz dwa lub trzy wymagania, które ogłoszenie podkreśla najmocniej, i do każdego podaj jeden dowód z rezultatem. Tu list robi to, czego nie zrobi CV: łączy twoje doświadczenie z potrzebami pracodawcy.
• Dlaczego ta firma: jedno lub dwa zdania, które pokazują, że znasz firmę. Produkt, z którego korzystasz, rynek, na który wchodzi, wartość, która pasuje do tego, jak pracujesz.
• Zakończenie: pewne i krótkie. „Chętnie opowiem podczas rozmowy, jak mogę wesprzeć Państwa zespół. Mogę spotkać się od przyszłego tygodnia”.
• Forma: po zwrocie zakończonym przecinkiem pierwszy akapit zaczynasz małą literą, a zwroty do adresata („Pani”, „Państwa”, „Państwu”) piszesz wielką literą. Po formule pożegnalnej nie stawia się przecinka.

Przykład listu motywacyjnego

Wrocław, 31 października 2026 r.

Dotyczy: rekrutacji na stanowisko kierownika zespołu obsługi klienta (nr ref. OK-2026-14)

Szanowna Pani Dyrektor,

od czterech lat kieruję dwunastoosobowym zespołem obsługi klienta w średniej wielkości firmie logistycznej i chciałabym wykorzystać to doświadczenie w Nordtrans Logistyka. W ogłoszeniu szukają Państwo osoby, która podniesie jakość obsługi mimo rosnącej liczby zleceń, a właśnie to udało się mojemu zespołowi w ciągu ostatnich dwóch lat.

Gdy liczba zamówień wzrosła o około 40%, przebudowałam grafik zmian pod szczyty zapotrzebowania i wdrożyłam wspólną bazę wiedzy w Zendesku. Średni czas pierwszej odpowiedzi spadł z dwóch dni do czterech godzin, a wskaźnik zadowolenia klientów wzrósł z 78% do 91%. Przeszkoliłam też sześć nowych osób; dwie z nich prowadzą dziś własne zmiany.

W ogłoszeniu podkreślają Państwo także ścisłą współpracę z magazynem i transportem. W obecnej firmie wprowadziłam cotygodniowe spotkania z naszymi dwoma magazynami, aby usuwać przyczyny opóźnionych dostaw, a nie tylko odpowiadać na reklamacje. W ciągu pół roku liczba skarg na opóźnienia spadła o jedną trzecią.

Zwróciłam uwagę, że Nordtrans uruchamia dostawy tego samego dnia we Wrocławiu i w Poznaniu. Krótsze terminy dostaw stawiają obsługę klienta pod nową presją, a takie problemy rozwiązuję najchętniej. Z przyjemnością opowiem podczas rozmowy, jak mogłabym wesprzeć Państwa zespół. Jestem dostępna od przyszłego tygodnia.

Z wyrazami szacunku

Katarzyna Wiśniewska

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Nordtrans Logistyka sp. z o.o. na potrzeby obecnego procesu rekrutacji.

List motywacyjny w różnych krajach Europy

• Polska: formalny list na jedną stronę, z miejscowością i datą, zwrotem „Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo” i formułą „Z wyrazami szacunku” albo „Z poważaniem”. Do aplikacji często dołącza się klauzulę RODO.
• Niemcy, Austria, Szwajcaria: Anschreiben jest oczekiwany niemal w każdej aplikacji. To formalne, jednostronicowe pismo z tematem, miejscowością i datą oraz formułą „Mit freundlichen Grüßen”.
• Francja: lettre de motivation jest oczekiwany przy większości stanowisk, po francusku, często w układzie „vous, moi, nous”: firma, to, co wnosisz, a potem dopasowanie między wami, zakończone formalną formułą grzecznościową.
• Holandia i Belgia: motivatiebrief jest standardem, ale krótszym i bardziej bezpośrednim; od pół strony do strony.
• Wielka Brytania i Irlandia: zazwyczaj oczekiwany, zwięzły i konkretny, najczęściej w trzech–czterech akapitach.
• Kraje nordyckie i startupy wszędzie: często opcjonalny, a jeśli go wysyłasz, krótki i prosty list sprawdza się lepiej niż formalny.
• Hiszpania, Włochy, Portugalia: carta de presentación, lettera di presentazione czy carta de apresentação są powszechne, uprzejme i rzeczowe.

Błędy, które kosztują zaproszenie na rozmowę

• Jeden ogólny list do wszystkich ofert. Rekruter rozpozna go już w pierwszym zdaniu.
• Przepisanie CV w formie akapitów zamiast połączenia go z tym konkretnym stanowiskiem.
• Szablonowe otwarcie: „W odpowiedzi na ogłoszenie…”, „Niniejszym składam swoją aplikację…” albo „Nazywam się…”.
• Pisanie tylko o tym, czego oczekujesz, a nie o tym, co wniesiesz.
• Zła nazwa firmy lub stanowiska, która została z poprzedniej aplikacji.
• List dłuższy niż jedna strona.
• Nazwisko w zwrocie („Szanowna Pani Kowalska”), które w polskiej korespondencji brzmi nieuprzejmie, albo „pani” i „państwo” pisane małą literą.
• Wysłanie tekstu z AI bez redakcji: ogólnikowe frazy i twierdzenia, których nie potrafisz poprzeć, łatwo wychwycić. Użyj AI do pierwszej wersji, a potem zadbaj, by każde zdanie było twoje i prawdziwe.