Önéletrajz minta: irodai asszisztens (2026)

Ez a minta irodai asszisztenseknek, titkárnőknek és recepciósoknak szól, akik nagyobb cégnél vagy vezetői asszisztensi szerepben folytatnák. Megmutatja, hogyan lesz a háttérmunkából – naptárkezelésből, számlarögzítésből, iktatásból – kézzelfogható eredmény.

Kiss Eszter

Irodai asszisztens

kiss.eszter@example.com+36 30 000 0768Budapest

Profil

Irodai asszisztens hétéves tapasztalattal egy 65 fős mérnökirodában és egy irodaház recepcióján. Három vezető naptárát és utazásait szervezem, rögzítem a beérkező számlákat, és én felelek az iratkezelésért. A Microsoft 365-öt magabiztosan használom, az Excelben kimutatásokat is készítek. Budapesti, lehetőleg vezetői asszisztensi pozíciót keresek, ahol a szervezés és az adminisztráció egyaránt az enyém.

Tapasztalat

Irodai asszisztens

feb. 2021 – Jelenleg

Pannon Mérnökiroda Kft., Budapest

Épületgépészeti és statikai tervezőiroda, 65 munkatárs.

Az ügyvezető és két irodavezető naptárát kezelem, havonta átlagosan 40 ügyfél- és belső megbeszélést egyeztetek Outlookban és Teamsben.
Havonta mintegy 300 beérkező számlát rögzítek és egyeztetek a könyvelőirodával, a hónap 5. munkanapjáig hiánytalanul.
Bevezettem a SharePointos elektronikus iktatást; egy szerződés vagy terv visszakeresése néhány percre rövidült a korábbi fél óra helyett.
Az irodaszer- és kellékbeszerzést két beszállítóra vontam össze, így az éves költség 2023-ban 1,1 millió Ft-tal csökkent.
Évente 25–30 belföldi és külföldi utat szervezek szállással és kiküldetési elszámolással.

Recepciós, irodai adminisztrátor

márc. 2019 – jan. 2021

Váci Úti Irodaház Üzemeltető Kft., Budapest

Irodaház-üzemeltető, 14 bérlő cég, mintegy 900 itt dolgozó.

Napi 60–80 látogatót és futárt fogadtam, és kezeltem a belépőkártyákat a beléptetőrendszerben.
A bérlői hibabejelentéseket jegyrendszerben rögzítettem és követtem; a lezárt bejelentések aránya egy hónapon belül 95% fölött maradt.
Heti kimutatást készítettem Excelben a tárgyalóterem-foglalásokról az üzemeltetési vezetőnek.

Tanulmányok

Irodai asszisztens (OKJ-s szakképesítés)

szept. 2017 – jún. 2019

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum, Budapest

Érettségi

jún. 2017

Budapesti Szent István Gimnázium, Budapest

Készségek

Adminisztráció:: Naptár- és megbeszéléskezelés, Számlák rögzítése és egyeztetése, Iktatás és iratkezelés, Utazásszervezés, kiküldetési elszámolás, Jegyzőkönyvvezetés, Gépírás (vakon, 280 leütés/perc)
Eszközök:: Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint), Excel (kimutatások, FKERES), Word és PowerPoint, Online számlázó program

Nyelvek

Magyar (Anyanyelvi); Angol (B2); Német (B1)

Tanúsítványok

ECDL Táblázatkezelés és Szövegszerkesztés modul (2018)

Kitalált példa: a személy, a munkáltatók és az elérhetőségek mind kitaláltak. Atlas sablonnal megjelenítve.

Miért működik ez az önéletrajz

Az ügyvezető és két irodavezető naptárát kezelem, havonta átlagosan 40 ügyfél- és belső megbeszélést egyeztetek Outlookban és Teamsben.
Kiderül, kiknek dolgozik, mekkora a terhelés és milyen eszközökkel: a „naptárkezelés” így konkrét munkává válik.
Havonta mintegy 300 beérkező számlát rögzítek és egyeztetek a könyvelőirodával, a hónap 5. munkanapjáig hiánytalanul.
Mennyiség és határidő együtt: a pénzügyi háttérmunka pontossága egy mondatból látszik.
Bevezettem a SharePointos elektronikus iktatást; egy szerződés vagy terv visszakeresése néhány percre rövidült a korábbi fél óra helyett.
Saját kezdeményezés valódi hatással, ami azt mutatja, hogy nemcsak végrehajtja, hanem javítja is a folyamatokat.
Az irodaszer- és kellékbeszerzést két beszállítóra vontam össze, így az éves költség 2023-ban 1,1 millió Ft-tal csökkent.
Forintban kifejezett megtakarítás egy asszisztensi munkakörben: kevés jelentkező tud ilyet mutatni.

Ezeket a készségeket írd bele

Naptár- és megbeszéléskezelés
Számlák rögzítése és egyeztetése
Iktatás és elektronikus iratkezelés
Utazásszervezés
Jegyzőkönyvvezetés
Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint)
Excel-kimutatások
Beszerzés és irodaszer-rendelés
Látogatók és telefonok fogadása
Gépírás
Angol nyelvű levelezés

Ezeket a hibákat kerüld el

Csak annyit írni, hogy „általános irodai adminisztráció”, holott a naptárkezelés, a számlák és az iktatás mind számszerűsíthető.
Az alap Office-ismereteket külön készségként felsorolni („e-mail”, „internet”). Inkább azt írd le, mire használod az Excelt vagy a SharePointot.
Személyes adatokkal teletömni az első sort: anyja neve, személyiigazolvány-szám, adóazonosító vagy TAJ-szám nem kell az önéletrajzba.

Tipp az országodhoz

Régi magyar önéletrajzmintákon még ott van az anyja neve, a pontos lakcím vagy a személyiigazolvány-szám: ezekre ma nincs szükség, és adatvédelmi okból sem érdemes kiadni őket. Elég a név, a telefonszám, az e-mail-cím és a város; a többi adatot a munkáltató a felvételkor kéri el.

Gyakori kérdések

Mit írjak egy irodai asszisztens önéletrajzába?

Kiknek dolgoztál, és miben: naptárkezelés, számlák, iktatás, utazásszervezés, beszerzés. Írd mellé a használt programokat, a mennyiségeket (megbeszélés, számla, látogató) és egy-két saját fejlesztést vagy megtakarítást.

Milyen számítógépes ismereteket írjak egy irodai önéletrajzba?

A ténylegesen használt programokat, és hogy mire: például Excel kimutatásokra, SharePoint iktatásra, Outlook naptárkezelésre. A gépírás sebessége és az ECDL-vizsga is előny, ha a hirdetés kéri.

Hogyan írjak irodai asszisztens önéletrajzot tapasztalat nélkül?

Emeld ki a szakképesítést, a nyelveket és a számítógépes tudást, és írd le a diákmunkákat vagy szakmai gyakorlatokat, ahol adminisztrációt, ügyfélfogadást vagy rendezvényszervezést végeztél.

További önéletrajz-minták

← Összes önéletrajz-minta